Klantcase · Drukkerij · Regio Tiel · gepubliceerd 13 juni 2026, meetperiode voorjaar 2026

Drukkerij Thijsen: 57 uur per maand bespaard met een AI-mailagent

Elke dag 50 tot 200 inkomende mails, verspreid over 4 mailboxen. Een AI-mailagent leest, sorteert en zet concept-antwoorden klaar in Outlook. Het team controleert en verstuurt. Het resultaat, gemeten in productie: ongeveer 57 uur besparing per maand.

• Ongeveer 57 uur per maand bespaard
• 1.192 classificaties in productie
• Draait op eigen server

De uitdaging: 50 tot 200 mails per dag, verdeeld over 4 mailboxen

Drukkerij Thijsen is een drukkerij in de regio Tiel, midden in het Rivierenland. Zoals bij veel productiebedrijven loopt vrijwel al het klantcontact via e-mail: offerteaanvragen, orders, vragen over levertijd en af en toe een klacht.

Elke dag kwamen er 50 tot 200 mails binnen, verspreid over 4 verschillende mailboxen. Vier mailboxen klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk betekent het: vier plekken om in de gaten te houden en vier plekken waar iets kan blijven liggen. Iemand moest al die mails handmatig sorteren en beantwoorden. Dat kostte het team uren per dag, elke dag opnieuw. En zodra het drukker werd, liep de reactietijd op, precies op het moment dat klanten juist snel antwoord verwachten.

Mail afhandelen is noodzakelijk werk, maar het levert op zichzelf niets op. Elk uur dat in de mailbox verdwijnt, gaat ten koste van het werk waar een drukkerij haar geld mee verdient.

De oplossing: een AI-mailagent die het voorwerk doet

Van Dee AI Solutions bouwde een AI-mailagent die elke inkomende mail automatisch verwerkt. De werkwijze is bewust eenvoudig gehouden:

Lezen

De agent leest elke inkomende mail in alle 4 de mailboxen.

Classificeren

Elke mail wordt ingedeeld in 1 van 9 categorieën, denk aan offerteaanvragen, orders, vragen over levertijd en klachten.

Concept klaarzetten

Voor mails die om een antwoord vragen genereert de agent een concept-antwoord, dat direct klaarstaat in Outlook.

Mens beslist

Het team controleert het concept, past het waar nodig aan en verstuurt. De AI doet het voorwerk, de mens houdt het laatste woord.

Er is bewust gekozen voor concepten in plaats van volledig automatisch versturen. De agent zet het antwoord klaar, het team houdt de controle over wat de deur uitgaat.

De agent is gebouwd met moderne taalmodellen en draait volledig op de eigen server van Drukkerij Thijsen, een zogeheten local deployment. Dat betekent: bedrijfsdata verlaat het pand niet en wordt nooit gebruikt om publieke AI-modellen te trainen. Voor een bedrijf dat dagelijks offertes, orders en klantgegevens per mail ontvangt is dat geen detail, maar een voorwaarde.

De meetmethode: gemeten in productie, niet beloofd vooraf

Veel besparingsclaims rond AI zijn gebaseerd op aannames vooraf. Wij hebben het andersom gedaan: eerst bouwen, dan in productie meten wat het systeem daadwerkelijk doet. De teller stond bij het opmaken van deze case op:

• 1.192 classificaties
• 359 gegenereerde concepten
• 223 daadwerkelijk verzonden mails

Die productiecijfers zijn vervolgens vertaald naar tijd, op basis van de tijdsbesteding per mailtype. Dat levert een realistische besparing op van ongeveer 57 uur per maand, met een betrouwbaarheidsband van 41 tot 78 uur per maand.

Waarom een band en niet één getal? Omdat niet elke mail evenveel tijd kost. Een offerteaanvraag vraagt meer werk dan een korte vraag over levertijd. Eén exact getal zou schijnzekerheid suggereren. Een band van 41 tot 78 uur is eerlijker, en zelfs in het meest voorzichtige scenario bespaart het team ruim een volledige werkweek per maand.

Het resultaat: de mailberg staat elke ochtend voorgesorteerd klaar

Het verschil is elke ochtend zichtbaar. Waar het team voorheen begon met een ongesorteerde berg mail in 4 mailboxen, staat diezelfde mailberg nu voorgesorteerd klaar, inclusief concept-antwoorden in Outlook. Controleren, eventueel bijschaven en versturen: dat is wat er overblijft.

"Een AI-agent die elke mail leest, sorteert en een concept klaarzet bespaart ons ongeveer 57 uur per maand. De mailberg staat elke ochtend voorgesorteerd klaar en draait op onze eigen server, dus onze data blijft van ons."

· Drukkerij Thijsen

Daarnaast gelden bij dit traject dezelfde afspraken als bij elk project van Van Dee AI Solutions:

• Drukkerij Thijsen is 100% eigenaar van de code, de data en de documentatie.
• Geen vendor lock-in: het systeem draait op de eigen server van de klant.
• Betaald werd er pas na het eerste werkende prototype.

Wat dit voor uw bedrijf betekent

Herkent u dit mailprobleem? Een gedeelde inbox die elke dag voller raakt, medewerkers die uren kwijt zijn aan sorteren en beantwoorden, en een reactietijd die oploopt zodra het druk wordt. De aanpak uit deze case werkt niet alleen bij drukkerijen. Elk bedrijf met veel terugkerend mailverkeer kan op dezelfde manier worden geholpen.

Wilt u weten wat er bij uw bedrijf mogelijk is? Doe de gratis AI Scan voor een eerste inschatting, lees wat zo'n traject kost, of bekijk wat ik doe op het gebied van AI automatisering in de regio Tiel.

Benieuwd wat een AI-mailagent uw team bespaart?

Plan een gratis verkenningsgesprek. In 30 minuten kijken we naar uw mailverkeer en weet u of een aanpak zoals bij Drukkerij Thijsen ook voor uw bedrijf haalbaar is.

Plan uw gratis strategiegesprek

• Geen verplichtingen
• Online of op locatie
• Betaald pas na het eerste werkende prototype