Dienst · Workflow Automatisering

Workflow Automatisering voor MKB-Bedrijven

Workflow-automatisering is het koppelen en automatiseren van bedrijfsprocessen die over meerdere systemen lopen: van inkomende mail naar uw CRM, van offerte naar factuur, van order naar planning. Software neemt het overtypen, doorzetten en controleren over, zodat informatie zonder handwerk van systeem naar systeem stroomt.

Voor veel MKB-bedrijven zit het grootste tijdverlies niet in één systeem, maar tussen systemen in. Een order komt binnen per mail, wordt overgetypt in het ERP, handmatig doorgezet naar de planning en later nogmaals ingevoerd in de boekhouding. Precies dat tussengebied automatiseren wij.

Op deze pagina leest u welke workflows wij automatiseren, hoe wij uw systemen koppelen en wat dat concreet oplevert voor een MKB-bedrijf met 5 tot 50 medewerkers.

Welke workflows automatiseren wij?

Zes workflows komen bij MKB-bedrijven het vaakst terug. Per workflow koppelen we de systemen die u al gebruikt.

Offerte-naar-factuur

Een geaccepteerde offerte wordt automatisch omgezet naar een order en factuur in uw boekhouding. Geen dubbele invoer, geen vergeten facturen. Statuswijzigingen worden teruggekoppeld aan uw CRM.

Mail-naar-CRM

Inkomende e-mails worden gelezen en als lead, vraag of klacht vastgelegd in uw CRM. Contactgegevens en context worden automatisch aangevuld. Uw team ziet direct de volledige klanthistorie.

Order-naar-planning

Nieuwe orders worden automatisch ingepland op basis van capaciteit en levertijd. Wijzigingen in de order werken direct door in de planning. Uw team houdt overzicht zonder handmatig schuiven.

Inkoop-naar-boekhouding

Inkoopfacturen en bonnen worden herkend, gecontroleerd tegen de bestelling en klaargezet in uw boekhouding. Afwijkingen worden gesignaleerd voordat ze een probleem worden.

Rapportage-workflows

Cijfers uit verkoop, productie en financiën worden automatisch samengevoegd tot week- of maandrapportages. Altijd actueel, altijd in hetzelfde format, zonder knip- en plakwerk.

Onboarding-workflows

Nieuwe klanten of medewerkers doorlopen automatisch alle stappen: accounts, documenten, taken en welkomstmails. Niets wordt vergeten en iedereen weet wat de status is.

Ziet u uw eigen proces er niet tussen staan? De meeste workflows volgen hetzelfde patroon: informatie komt binnen, moet worden beoordeeld en moet ergens anders worden vastgelegd. Dat patroon automatiseren wij, ongeacht de systemen erachter.

Hoe koppelen we uw systemen?

Wij werken API-first: we koppelen rechtstreeks op de officiële interfaces van uw software, zoals Exact, AFAS, Salesforce, HubSpot, Outlook en Gmail. Waar passend zetten we Make.com in als orkestratielaag; waar nodig bouwen we een maatwerk-API-laag. We vervangen uw IT niet, we verbinden wat er al staat.

U hoeft daarvoor niets te vervangen. Uw boekhouding blijft uw boekhouding, uw CRM blijft uw CRM. Wij bouwen de laag ertussen die de systemen met elkaar laat praten en die met taalmodellen ook ongestructureerde input aankan, zoals e-mails en PDF's. Nieuw in dit onderwerp? Lees eerst wat AI-automatisering precies is.

Die aanpak houdt de oplossing onderhoudbaar en toekomstvast. Stapt u later over op een ander pakket, dan vervangen we één koppeling in plaats van het hele systeem.

Wat levert het op?

Ons 90-dagen traject is gebouwd op één belofte: 10 tot 20 uur per week teruggeven aan uw team. Die uren komen uit het schrappen van overtypen, zoeken, doorzetten en controleren. Daarnaast dalen fouten en doorlooptijden, omdat informatie niet langer blijft liggen tussen systemen.

Een rekenvoorbeeld: bespaart uw team 12 uur per week tegen een uurtarief van €50, dan levert dat op jaarbasis ruim €30.000 op. De meeste workflowtrajecten verdienen zich daardoor in 2 tot 6 maanden terug.

Even belangrijk: het werk dat overblijft wordt leuker. Uw medewerkers besteden hun tijd aan klanten en vakwerk in plaats van aan overtypen en administratie.

Wilt u rekenen aan uw eigen situatie? In ons transparant kostenoverzicht vindt u een concreet ROI-voorbeeld met investering, besparing en terugverdientijd.

Waarom Van Dee AI Solutions?

U heeft keuze genoeg in automatiseringspartijen. Dit is waarom MKB-bedrijven in de regio voor ons kiezen.

Lokaal en bereikbaar

Gevestigd in Tiel, Gelderland. Direct contact met de persoon die uw automatisering bouwt, op locatie of online. Lees meer over AI-automatisering in Tiel.

Bewezen resultaat

Voor Drukkerij Thijsen bespaart onze AI-mailagent circa 57 uur per maand. Lees de volledige klantcase.

Garanties zonder risico

U betaalt pas na een werkend prototype, u krijgt resultaatgarantie en u bent 100% eigenaar van de oplossing. Het risico ligt bij ons, niet bij u.

Klaar om uw workflows te automatiseren?

Boek een gratis verkenningsgesprek. In 30 minuten brengen we uw workflows in kaart en weet u waar de grootste besparing zit.

Plan uw gratis strategiegesprek

• Geen verplichtingen
• 30 min, online of op locatie
• Gratis analyserapport